Hinweisgebersystem

Die Erfüllung von Anforderungen sowie die Einhaltung von Gesetzen durch unser Unternehmen sowie unsere Mitarbeiter haben für uns höchste Priorität. Ziel des Hinweisgebersystems ist es, Hinweisgebern einen sicheren Rahmen für eine Meldung sowie Schutz vor negativen Konsequenzen durch die Meldung zu gewähren. Durch das Hinweisgebersystem haben wir die Möglichkeit, Fehlverhalten vorzubeugen, zu erkennen und darauf zu reagieren.

Durch seriöse Hinweise unterstützen Sie uns dabei, auf angebliche und tatsächliche Verstöße gegen geltendes Recht aufmerksam zu werden, entsprechend entgegenwirken zu können und evtl. entstehenden Schaden für unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter und unsere Geschäftspartner abwenden zu können.

1. Was sind Hinweise?

Bei Hinweisen handelt es sich um die Mitteilung von Informationen zu Verstößen gegen Gesetze oder geltende Regeln, die sich in (Reputations-)Schäden, Bußgeldern oder Strafen auswirken können. Auswirkungen soll durch die Möglichkeit, tatsächlich vorgefallenen, potenziellen und versuchten Verstößen durch Hinweise zu begegnen, entgegengewirkt werden.

Umfasst sein können:

tatsächlich, also bereits begangene und vorgefallene Verstöße
potenzielle, wahrscheinliche begangene Verstöße
Versuche, Verstöße zu verschleiern.

2. Welche Informationen sollen gemeldet werden?

Hinweise zu Verstößen gegen Gesetze, geltende Regelungen und interne Richtlinien unseres Unternehmens sollen dann gemeldet werden, wenn sie mit einem hohen Risikopotenzial für unser Unternehmen, Unternehmensangehörige sowie für Kunden einhergehen.

3. Wie erfolgt die Meldung richtig?

Sofern ein vermuteter Verstoß gemeldet werden soll, muss sichergestellt werden, dass der Inhalt der Meldung auch von einer fachfremden Person (bspw. Ombudsfrau/-mann) nachvollzogen werden kann.

Inhaltlich muss sich die Meldung daher an folgenden Fragestellungen orientieren:

Wo?	Wo hat sich der Vorfall ereignet?
Was?	Was ist passiert? (Schilderung des genauen Sachverhalts) Was ist Schwerpunkt der Meldung?
Wer?	Wer ist am Vorfall beteiligt (bspw. Personen, Abteilungen und/oder Geschäftspartner) und wer wurde bereits darüber informiert?
Wann?	Zu welchem Zeitpunkt und wie häufig trat das Fehlverhalten bereits auf?
Wie	Wie oft hat sich der Vorfall ereignet?

4. Wie kann eine Meldung abgegeben werden?

Eine Meldung kann telefonisch oder per E-Mail über die nachfolgenden Kontaktdaten abgegeben werden. Die hier veröffentlichten Kontaktdaten gelten als „interner Meldekanal“ und werden von einer unabhängigen Stelle verarbeitet. So kann die Vertraulichkeit Ihres Anliegens gewahrt werden.

Eine Meldung können Sie abgeben über:

Telefon: +49 (0) 7542 949 21 80

E-Mail: hinweise@kling-gmbh.de

Weitere Informationen zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten erhalten Sie hier.

5. Wie wird meine Anonymität gewährt?

Sie können eine Meldung auch ohne die Angabe personenbezogener Daten durchführen. Dies können Sie bei Verwendung unseres internen Meldekanals über die Unterdrückung Ihrer Rufnummer erreichen oder über die Nutzung einer nicht zuordenbaren E-Mail-Adresse zu Ihrer Person.

Insofern Sie gegenüber unserer internen Meldestelle Ihren Namen im Rahmen der Meldung offenlegen, haben Sie jedoch auch die Möglichkeit ihr gegenüber auf die Anonymität hinzuweisen. Ihr Name wird gegenüber unserer Organisation nicht offengelegt. Im Gegenzug kann jedoch unsere interne Meldestelle Ihre Daten zur weiteren direkten Kontaktaufnahme, bspw. bei Rückfragen oder Statusmeldungen, verwenden.

6. Habe ich Nachteile, wenn ich eine Meldung durchführe?

Aus Ihrer Meldung erwachsen Ihnen keine Nachteile. Maßnahmen, die sich aufgrund einer Meldung gegen Sie richten, wie bspw. Abmahnung, Kündigung, Suspendierung oder Versetzung, Diskriminierung, Gehaltskürzung, negative Leistungsbewertung oder Mobbing, sind nicht zulässig und werden mit rechtlichen Sanktionen geahndet.

7. Womit muss ich rechnen, wenn ich eine Falschmeldung abgebe?

Sofern Sie bewusst Falschmeldungen abgeben, um Mitarbeiter oder Geschäftspartner zu schädigen oder zu verunglimpfen, kann dies arbeitsrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen zur Folge haben. Melden Sie daher potenzielle Regelverstöße, von deren Richtigkeit Sie nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt sind.